Maasvlakte Olie Terminal Verklaring van Algemene Beleidsuitgangspunten
Inleiding
De algemene beleidsuitgangspunten verklaren en bevestigen de principes die Maasvlakte Olie Terminal (MOT) hanteert bij de bedrijfsuitoefening. Wij worden beoordeeld naar onze daden en onze reputatie is daarom alleen gewaarborgd als wij altijd handelen met oprechtheid en integriteit en daarbij datgene doen wat wij naar eer en geweten juist achten binnen de legitieme rol van het bedrijfsleven. Het hooghouden van onze reputatie achten wij van fundamenteel belang. Voor MOT zijn oprechtheid, integriteit en respect voor mensen elementaire begrippen. Wij hechten groot belang aan het bevorderen van vertrouwen en openheid, aan samenwerking, professionaliteit en aan gepaste trots op de geleverde prestaties. Onze beleidsuitgangspunten gelden voor elke transactie, groot of klein, en beschrijven het gedrag dat bij de bedrijfsuitoefening van alle medewerkers van MOT wordt verwacht. Duidelijke procedures moeten er voor zorgen dat de medewerkers de beleidsuitgangspunten begrijpen en daarnaar handelen. MOT is zich er van bewust dat behoud van het vertrouwen van vennoten, medewerkers en zakenrelaties, alsook van de samenleving van cruciaal belang is voor een blijvende en succesvolle bedrijfsuitvoering. Ons doel is dit vertrouwen waard te zijn door de beleidsuitgangspunten na te leven. Het behoort tot de taak van de directie van MOT om erop toe te zien dat alle medewerkers met deze beleidsuitgangspunten bekend zijn en handelen naar zowel de letter als de geest ervan.
1. Doelstellingen
MOT stelt zich ten doel op doelmatige, veilige en verantwoorde wijze zijn bedrijf uit te oefenen binnen de olie industrie. MOT streeft naar een hoge kwaliteit bij de bedrijfsuitoefening, evenals naar het op lange termijn in stand houden van het bedrijf.
2. Verantwoordelijkheden
De verantwoordelijkheid van MOT heeft betrekking op vijf aandachtsgebieden:
I. Vennoten – Het in stand houden van het geïnvesteerde kapitaal.
II. Vennoten – Het leveren van producten en diensten van goede kwaliteit tegen zo laag mogelijke kosten, zonder afbreuk te doen aan een veilige en betrouwbare bedrijfsvoering, een doelmatig en professioneel beheer van de installaties en een verantwoorde zorg voor het milieu.
III. Medewerkers – Het verzorgen van goede en veilige werkomstandigheden en het aanbieden van goede arbeidsvoorwaarden, die alles in aanmerking genomen, vergelijkbaar zullen zijn met die van overeenkomstige bedrijven uit de sector; het stimuleren van de ontplooiing en het optimale gebruik van talent; het scheppen van gelijke kansen; het betrekken van medewerkers bij de planning en de gerichte uitvoering van hun werkzaamheden en bij de toepassing van deze beleidsuitgangspunten binnen hun bedrijf. MOT is zich ervan bewust dat zakelijk succes afhankelijk is van de volledige inzet van alle medewerkers.
IV. Zakenrelaties – Het streven naar tot wederzijds voordeel strekkende relaties met aannemers en leveranciers, waarbij de toepassing van deze beleidsuitgangspunten dient te worden bevorderd. De mogelijkheid om deze beleidsuitgangspunten doeltreffend te bevorderen is van belang bij de beslissing over het aangaan of het voortzetten van dergelijke relaties.
V. Samenleving – Het uitoefenen van het bedrijf als verantwoordelijk lid van de samenleving, handelend in overeenstemming met de van toepassing zijnde wet en regelgeving. Het in acht nemen van normen voor gezondheid, veiligheid en milieu, conform het streven om bij te dragen aan duurzame ontwikkeling.
Deze vijf aandachtsgebieden worden geacht onverbrekelijk met elkaar verbonden te zijn. Daarom heeft het management van MOT de plicht om in onderlinge afweging voortdurend prioriteiten vast te stellen en op grond van die vaststelling naar beste vermogen in overeenstemming met haar verantwoordelijkheden te handelen.
3. Economische stelregels
Verantwoord kostenniveau is een wezenlijke voorwaarde om aan deze verantwoordelijkheden te voldoen. Effectiviteit en efficiency zijn hierbij kernbegrippen. Verantwoord kostenniveau en kwaliteit van dienstverlening moeten leiden tot een toegevoegde waarde aan de winstgevendheid van de vennoten. Dit is zowel van belang voor het voortbestaan van de onderneming alsmede de rechtvaardiging voor het verkrijgen van voldoende financiële middelen voor de noodzakelijke investeringen. Investeringscriteria zijn niet uitsluitend economisch van aard, maar houden ook rekening met sociale en milieutechnische overwegingen, evenals met een beoordeling van het investeringsrisico.
4. Integriteit
in zaken Voor MOT staat oprechtheid, integriteit en zuiverheid in alle aspecten van de bedrijfsvoering voorop. MOT verwacht dat ook in zijn relaties met allen met wie zaken gedaan worden. Het aanbieden, betalen, vragen om of accepteren van steekpenningen in welke vorm dan ook, direct of indirect, is onaanvaardbaar. De medewerkers dienen elke tegenstrijdigheid van belangen tussen hun eigen (financiële) activiteiten en hun aandeel in bedrijfszaken te vermijden. Alle namens MOT uitgevoerde zakelijke transacties moeten accuraat en naar behoren, in overeenstemming met vastgelegde procedures, in de boeken van MOT worden verantwoord en vatbaar zijn voor accountantscontrole.
5. Politieke activiteiten
I. Van het bedrijf – MOT handelt bij het nastreven van zijn legitieme zakelijke doelen op een maatschappelijk verantwoorde wijze en met inachtneming van de wet en regelgeving. MOT verricht geen betalingen aan politieke partijen en organisaties of vertegenwoordigers daarvan en houdt zich afzijdig van partijpolitiek. Bij contacten met overheidsinstanties heeft MOT echter het recht, en ook de plicht, zijn standpunt kenbaar te maken over aangelegenheden die zijn belangen of die van zijn medewerkers of vennoten raken. Voorts heeft MOT het recht om, voor zover hij een doelmatige bijdrage kan leveren, zijn standpunt kenbaar te maken over zaken die de samenleving aangaan.
II. Van medewerkers – Wanneer individuele medewerkers wensen deel te nemen aan maatschappelijke activiteiten, met inbegrip van het zich kandidaat stellen voor een openbare functie, worden zij daartoe in de gelegenheid gesteld indien dat in het licht van de plaatselijke omstandigheden passend is en niet strijdig met de belangen van MOT.
6. Gezondheid, veiligheid en milieu
In overeenstemming met het streven om bij te dragen aan duurzame ontwikkeling pakt MOT het management van gezondheid, veiligheid, milieu en security op systematische wijze aan, met als doel een voortdurende verbetering van de prestaties op die gebieden te bereiken.
Dit wordt door MOT tenminste op dezelfde wijze beheerd als andere kritieke bedrijfsactiviteiten. Daartoe worden doelen gesteld voor continue verbetering en worden prestaties gemeten, beoordeeld en gerapporteerd.
7. Intimidatie
MOT verwerpt elke vorm van intimidatie gebaseerd op ras, huidskleur, sekse, religie, nationaliteit, burgerlijke staat, leeftijd en fysieke of geestelijke handicap, evenals iedere andere vorm van intimidatie. Het doel hiervan is het creëren van een werkomgeving waarin wederzijds respect en werkrelaties vrij van intimidatie bevorderd worden.
8. De samenleving
De belangrijkste bijdrage die MOT kan leveren aan de maatschappelijke en materiële vooruitgang is het zo doeltreffend mogelijk uitvoeren van de kernactiviteiten. Daarnaast speelt MOT een opbouwende rol bij vraagstukken van maatschappelijke aard, die niet rechtstreeks verbonden hoeven te zijn met de bedrijfsuitoefening als zodanig.
9. Economische mededinging
MOT staat het vrije ondernemerschap voor en wenst op eerlijke en ethisch verantwoorde wijze te concurreren binnen de geldende regelgeving op het gebied van vrije mededinging. MOT zal anderen het vrijelijk concurreren niet verhinderen.
10. Communicatie
MOT is zich er van bewust dat open communicatie, gezien de aard van de werkzaamheden en het maatschappelijk belang, essentieel is. Daarom is MOT bereid aan rechtmatig belanghebbenden informatie te verschaffen over de activiteiten van het bedrijf, dit voor zover het geen vertrouwelijke bedrijfsgegevens betreft, de informatie tegen redelijke kosten kan worden verstrekt en de belangen van MOT niet worden geschaad.
Naleving
De verantwoordelijkheid voor het naleven van bovenstaande beleidsuitgangspunten berust bij elke individuele medewerker van MOT. Die verantwoordelijkheid omvat niet alleen het voldoen aan deze uitgangspunten, maar ook het inwinnen van advies over hoe te handelen in de geest van deze uitgangspunten in die gevallen waarin de bestaande richtlijnen niet specifiek voorzien. In geval van situaties, ontwikkelingen of voorvallen die in strijd zouden kunnen zijn met de Algemene Beleidsuitgangspunten moet dat in eerste instantie met de eigen manager besproken worden. Wanneer dat, gegeven de omstandigheden, niet gepast zou zijn, moet contact opgenomen worden met de Algemeen Directeur, dan wel met de voorzitter van de Raad van Commissarissen.